LAPORAN KERJA PRAKTEK

SISTEM INFORMASI PENGOLAHAN PIUTANG USAHA PADA PT.TERSEBUT.

Disusun Sebagai Syarat Untuk Menyusun Skripsi Pada Program Studi Strata 1 Program Studi Teknik Informatika

 OLEH :

MAULIDIA INDAPURI

NPM : 0911298

PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA

STMIK BUDIDARMA MEDAN

2012

lembar pengesahan

SISTEM INFORMASI PENGOLAHAN PIUTANG USAHA BERBASIS MICROSOFT EXCEL PADA PT. TERSEBUT.

Disusun Sebagai Syarat Untuk Menyusun Skripsi Pada

Program Study Strata 1 Teknik Informatika

Yang Dipersiapkan Dan Disusun Oleh :

Maulidia Indapuri

NPM : 0911298

                                                                    Medan,                                2012

   STMIK Budidarma Medan                                PT.TERSEBUT.

            PEMBIMBING                                          PEMBIMBING

     (ADALAH)                                                          (ADALAH)

     NIDN :                                                                 NIK:

Diketahui Oleh :

Ketua Program Studi Teknik Informatika

STMIK Budidarma Medan

(ADALAH)

NIDN : 

KATA PENGANTAR

Assalamuallaikum Wr. Wb.

Puji dan syukur saya panjatkan kehadirat Allah SWT,atas rahmat dan ridhonya kepada kita semua,sehingga pada saat ini saya masih dapat menyelesaikan laporan kerja praktek di PT. TERSEBUT, adapun laporan kerja praktek yang telah saya susun berjudul “Sistem Informasi Pengolahan Piutang Usaha Berbasis Microsoft Excel pada PT. TERSEBUT”.

Dalam menyelesaikan laporan kerja praktek ini mungkin masih jauh dari kesempurnaan dan masih banyak kekurangan .Oleh karena itu kritik dan saran dari berbagai pihak yang sifatnya membangun, baik dari bapak/ibu dosen dan pembimbing dari lapangan tempat saya mengadakan kerja praktek.

            Dalam menyelesaikan praktek ini,saya melakukan kerja praktek selama 1(satu) bulan mulai tanggal 16 April sampai 19 Mei 2012.Laporan kerja praktek ini disusun berdasarkan penelitian langsung ke lapangan di PT. TERSEBUT.oleh karena itu saya banyak mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :

1. Bapak Tersebut, selaku Dosen Pembimbing yang telah membimbing penulis selama mengerjakan kerja praktek.

2. Bapak Tersebut, selaku Pembimbing Perusahaan yang telah membimbing penulis selama mengerjakan kerja praktek.

3. Bapak Tersebut, selaku Ketua Program Studi Teknik Informatika STMIK BUDIDARMA Medan.

4. Bapak Tersebut , selaku Ketua STMIK BUDIDARMA Medan.

5. Kepada orang tua yang banyak memberikan bantuan, baik itu moril atau materil.
6. Bapak dan Ibu Dosen yang telah mendidik dan membimbing penulis dalam mengerjakan kerja praktek.

7. Kepada rekan-rekan semua yang telah memberikan semangat dalam menyelesaikan laporan kerja praktek ini.

Akhir kata saya mengucapkan banyak terima kasih kepada pihak yang telah membantu saya dalam menyelesaikan laporan kerja praktek.

Medan,   Mei 2012

Maulidia Indapuri

ABSTRAK

          Perkembangan ilmu pengetahuan yang semakin pesat,menuntut sebagian masyarakat terus mengikuti perkembangan yang telah ada. Pengguna komputer sebagai salah satu alat yang digunakan untuk mempermudah perkerjaan dan mendapatkan informasi. Permasalahan yang dihadapi pada PT. TERSEBUT, dalam keterlambatan penyampaian informasi serta penginputan data Pembangunan pada PT.TERSEBUT, disebabkan oleh proses pekerjaan yang masih dilakukannya penginputan yang hanya dilakukan oleh petugas saja serta masyarakat tidak tahu bagaimana mencari informasi tentang data pegawai.

            Untuk itu penulis mencoba memberikan solusi didalam membantu proses penyampaian informasi data pegawai menggunakan softwere visual basic yang memnbantu perancangan “SISTEM INFORMASI PENGOLAHAN PIUTANG USAHA PADA PT. TERSEBUT”. untuk membantu pekerjaan serta penyampaian informasi kepada masyarakat.

Kata kunci :Sistem, Informasi, Pengolahan piutang usaha.

BAB I

PENDAHULUAN

1.1    Latar Belakang Masalah

Seiring dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan informasi yang     semakin pesat. Dimana suasana yang semakin bersaing maka merupakan   suatu tantangan yang tidak ringan bagi PT. TERSEBUT untuk tetap tampil dengan citra yang positif ke pelanggan.

            Kemajuan yang telah dicapai  menjadi tidak ada artinya jika tidak  diikuti   oleh   peningkatan   kinerja  perusahaan   melalui   kepercayaan  kepada para pelanggan salah satunya  dalam   pengelolaan   piutang   usaha  yang   baik.   Ada   pun   dalam   hal  pengelolaan  piutang  khususnya memberi  informasi  ke  pelanggan,  perusahaan   membutuhkan   kertas  yang tidak sedikit  untuk data yang  harus dicetak yang biasa kita sebut  dengan invoice dan memakan waktu  yang tidak sedikit untuk data sampai  ke pelanggan dengan tepat waktu.

            Dengan  proses  yang  masih manual, sehingga belum terkoordinir dangan baik dan bisa mengakibatkan keterlambatan informasi  kepada pelanggan. Untuk mengatasi masalah diatas maka informasi yang dirancang agar    informasi   yang  diberikan bisa  lebih efisien dalam hal  biaya   dan   efektif   dalam   waktu  pengerjaannya   dan   akurat dalam  ketepatannya. Maka dibuatlah suatu  sistem informasi pengelolaan piutang  usaha berbasis microsoft excel pada PT. TERSEBUT dengan menggunakan Program microsoft excel.

            Oleh karena itu sistem informasi komputerisasi data piutang, perlu diaplikasikan dalam kantor khususnya di bagian pegolahan data piutang, agar memberi kemudahan dan kelancaran bagi pihak manajemen atau pihak terkait dalam penyelesaian dokumen yang dibutuhkan serta memberikan hasil yang maksimal dalam penyusunan laporan piutang.

            Hal ini sangat dirasakan bagi PT.TERSEBUT tempat penulis kerja praktek, di mana permasalahan tersebut terdapat pada Sistem Pengolahan Data piutang yang sudah menggunakan system komputerisasi, oleh karena itu, penulis membahasnya dalam bentuk Laporan Kerja Praktek yang berjudul : “SISTEM INFORMASI PENGELOLAHAN PIUTANG USAHA BERBASIS MICROSOFT EXCEL PADA PT. TERSEBUT”

1.2    Rumusan Masalah

            Berdasarkan pada pernyataan pada latar belakang Kerja Praktek, maka untuk mempermudah arah dan proses pembahasan, penulis merumuskan masalah-masalah sebagai berikut :

1.        Bagaimana cara meningkatkan produktivitas komunikasi pegawai di kantor PT. TERSEBUT

2.        Bagaimana sistem komunikasi yang diterapkan pada kantor PT. TERSEBUT

3.   Bagaimana komunikasi pada kantor PT. TERSEBUT sudah berperan sesuai dengan tujuan yang diinginkan.

1.3         Batasan Masalah

Dengan permasalahan yang ada tersebut di atas, maka kami membatasi pembuatan sistem informasi yang sudah jatuh tempo tampa harus konfirmasi ke bagian finance PT. TERSEBUT

1.4       Tujuan Penulis

            Tujuan penulis menbuat laporan ini adalah sebagai berikut :

1.    Dalam pencarian informasi yang dibutuhkan.

2.    Mempermuda Menghemat biaya yang biasa dikeluarkan perusahaan dalam hal kertas – kertas invoice dan kurir.

3.    Memberikan akses kemudahan bagi para pelanggan untuk mengetahuin kapan jatuh tempo pembayaran melalui akses Microsoft excel.

1.5  Metode Pengumpulan Data

Adapun untuk mendapatkan data dan informasi yang diperlukan ini menggunakan  data dan informmasi yang di perlukan ini menggunakan beberapa metode sebagai berikut :

1.        Field Research ( Penelitian Lapangan )

a.     Observasi

Observasi adalah pengumpulan data dengan pengamat langsung terhadap objek yang diteliti. Kerena penulisan ini merupakan pengamatan yang terstruktur maka aspek aktivitas yang akan diamatai akan lebih sistematik dan lebih terarah. Informasi piutang usaha menjadi lebih baik dan efisien.

b.    Wawancara

Pengumpulan data dengan wawancara ini informasi diperoleh langsung dari responden atau user (pemakai) suatu aplikasi dengan cara tatap muka. Dengan demikian fakta yang berhubungan dengan objek yang kita amati dapat lebih jelas diketahui.

2.        Library Research ( Studi pustaka )

Untuk dapat memperoleh ide, keterangan – keterangan,  metode – metode yang berhubungan dengan keuangan dan pelanggan dan sistem informasi yang berkembang pada saat ini, juga aplikasi – aplikasi yang dipakai dalam sistem informasi piutang usaha maka penulis banyak nengutip, mempelajari dari buku – buku yang berhubungan dengan masalah.

1.6              Sistematika Penulisan

            Sistematika Penulisan Laporan Kerja Praktek ini disusun sebagai berikut :

BAB I       PENDAHULUAN

                  Bab ini berisi latar belakang masalah, rumusan masalah, batasan masalah, tujuan penulis, metode pengumpulan data dan sistematika penulisan.

BAB II      GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

Bab ini berisi sejarah singkat PT. TERSEBUT, visi dan misi, struktur organinasi, hak dan wewenang, serta program kerja kebun.

BAB III    LANDASAN TEORI

            Bab ini menjelaskan tentang pengertian Sistem, Informasi, Data, Sistem Informasi dan sistem informasi microsoft excel.

BAB IV    ANALISA DAN PEMBAHASAN

           Pada bab ini diterangkan mengenai sistem informasi pengelolahan piutang usaha yang sudah mengunakan sistem komputerisasi.

BAB V      KESIMPULAN DAN SARAN

            Bab ini berisi kesimpulan dan saran yang diajukan untuk objek penelitian, dalam hal ini PT. TERSEBUT

                                                                     

                                                                         BAB III

LANDASAN TEORI

3.1. Pengertian Sistem

Sistem berasal dari bahasa Yunani “Sistema” yang berarti kesatuan. Dengan kata lain sistem  terdiri dari suatu susunan yang teratur dari kegiatan dan procedur yang saling berhubungan  yang dilaksanakan dengan menggunakan kegiatan organisasi perusahaan. Pengertian sistem menurut tiga para ahli :

1.        James O’Brien, 29, 2005.

Menurutnya sistem adalah sekelompok komponen yang saling berhubungan, bekerja bersama untuk mencapai tujuan bersama dengan menerima input serta menghasilkan output dalam proses informasi yang teratur.

2.        Jogiyanto HM, MBA, Akt. 2005

Menurutnya Sistem adalah kumpulan dari prosedur–prosedur yang mempunyai tujuan tertentu.

3.        John Mc Manama

Menurutnya sistem adalah sebuah struktur yang tersusun dari fungsi- fungsi yang saling berhubungan yang bekerja sebagai suatu kesatuan organic untuk mencapai suatu hasil yang di inginkan secara efektif dan efisien. Jadi dari defenisi sistem di atas, dapat disimpulkan sistem adalah suatu jarigan kerja yang saling memiliki keterkaitan antar bagian dan prosedur-prosedur yang ada, yang terkumpul dalam suatu organisasi untuk melakukan suatu kegiatan untuk mencapai suatu tujuan bersama.

3.2. Pengertian Informasi

Data diperoleh dari sumber data printer atau sekunder dalam bentuk berita tertulis atau sinyal elektronis. Pengertian informasi dan data berlaku sangat relative tergantung pada posisinya terhadap lingkup permasalahan. Jenis-jenis informasi dapat dipandang dari tiga segi yaitu manajerial, sumber dan rutinitas. Beberapa pengertian informasi menurut pada ahli, antara lain:

1.        Informasi merupakan data yang telah diproses sedemikian rupa sehingga meningkatkan pengetahuan orang yang menggunakan data tersebut (Abdul Kadir, 31, 2003).

2.        Informasi adalah data yang telah diproses sedemikia rupa sehingga meningkatkan pengetahuan seseorang yang menggunakannya. (Hoffer, 2005)

3.        Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk ynag lebih berguna dan lebih  berarti bagi yang menerimanya (Jogiyanto HM, 2001).

Dari defenisi di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa informasi adalah data yang telah mengalami pemrosesan dan mempunyai manfaat dalam arti menambah pengetahuan atau mengurangi ketidakpastian pemakai informasi. Oleh sebab itu informasi yang dihasilkan harus akurat, tepat waktu dan relevan, sehingga dapat digunakan untuk mengambil keputusan yang bijak.

3.3    Sistem Informasi

Sistem Informasi adalah kombinasi antara prosedur kerja, informasi, orang, dan teknologi informasi yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan dalam sebuah organisasi (Abdul kadir,  2005).

“Sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan–laporan yang diperlukan. (Jogiyanto HM, MBA, Akt. 2005)”.

Dapat disimpulkan sistem informasi adalah suatu kombinasi terorganisir orang-orang, perangkat keras, perangkat lunak, jaringan komunikasi dan sumber daya data yang dikumpulkan, diubah bentuknya (transform), dan mendistribusikan informasi dalam suatu organisasi.

Proses (Modal)

Keluaran (Informasi)

Masukan (Data)

3.4    Piutang

Piutang merupakan harta perusahaan atau koperasi yang timbul karena terjadinya transaksi penjualan secara kredit atas barang dan jasa yang dihasilkan oleh perusahaan.

a.         Menurut Rusdi Akbar (2004:199) menyatakan bahwa pengertian piutang meliputi semua hak atau klaim perusahaan pada organisasi lain untuk menerima sejumlah kas, barang atau jasa di masa yang akan datang sebagai akibat kejadian pada masa yang lalu.

b.        Menurut Warren Reeve Dan Fess (2005:404) menyatakan bahwa yang dimaksud dengan piutang adalah sebagai berikut : “Piutang meliputi semua klaim dalam bentuk uang terhadap pihak lainnya, termasuk individu, perusahaan atau organisasi lainnya”.

c.         Menurut Mohammad Muslich (2003:109) mengemukakan yang dimaksud dengan piutang adalah sebagai berikut : “Piutang terjadi karena penjualan barang dan jasa tersebut dilakukan secara kredit yang umumnya dilakukan untuk  memperbesar penjualan”.

d.        Sedangkan menurut M.Munandar (2006:77) yang dimaksud dengan piutang adalah sebagai berikut : “Piutanng adalah tagihan perusahaan kepada pihak lain yang nantinya akan dimintakan pembayaranya bilamana telah sampai jatuh tempo”.

e.         Dari beberapa definisi yang telah diungkapkan diatas, dapat disimpulkan bahwa yang dimaksud dengan piutang adalah semua tuntutan atau tagihan kepada pihak lain dalam bentuk uang atau barang yang timbul dari penjualan secara kredit.

3.5    Usaha

Usaha adalah kegiatan dengan mengarahkan tenaga pikiran atau badan untuk mencapai suatu maksud. Tentu pengertian usaha ini berbeda jika usaha yang di maksud adalah berada dalam ruang lingkup ilmu tertentu misalnya dalam ilmu fisika juga terdapat istilah usaha. Kadang dalam kehidupan sehari – hari kita pun bisa mendengar kata usaha. Contohnya untuk mencapai suatu impikan, maka harus berusaha dan berdoa.

Dalam ruang lingkup tertentu, pengertian usaha bisa di samakan dengan pekerjaan. Pekerjaan sendiri merupakan sebuah perbuatan, prakarsa, ikhtiar, atau daya upaya untuk mencapai Sesuatu.

3.6    Piutang Usaha

       Piutang usaha timbul dari penjualan secara kredit agar dapat menjual lebih banyak produk atau jasa kepada pelanggan. Trensaksi paling umum yang menciptakan piutang usaha adalah penjualan barang dan jasa secara kredit. Piutang tersebut dicatat dengan mendebit akun piutang usaha. Piutang usaha semacam ini normalnya diperkirakan akan tertagi dalam periode waktu yang relative pendek, seperti 30 atau 60 hari. Piutang usaha diklasifikasikan dirancang sebagai aktiva lancer.

3.7    Microsoft excel

       Microsoft Excel adalah sebuah program aplikasi lembar kerja spreadsheet yang dibuat dan didistribusikan oleh Microsoft Corporation untuk sistem operasi Microsoft Windows dan Mac OS. Aplikasi ini memiliki fitur kalkulasi dan pembuatan grafik yang, dengan menggunakan strategi marketing Microsoft yang agresif, menjadikan Microsoft Excel sebagai salah satu program komputer yang populer digunakan di dalam komputer mikro hingga saat ini. Bahkan, saat ini program ini merupakan program spreadsheet paling banyak digunakan oleh banyak pihak.

Dalam Microsoft Excel terdapat 4 komponen utama yaitu :

1.    Row Heading (Kepala Garis)

Row Heading (Kepala garis), adalah penunjuk lokasi baris pada lembar kerja yang aktif. Row Heading juga berfungsi sebagai salah satu bagian dari penunjuk sel (akan dibahas setelah ini). Jumlah baris yang disediakan oleh Microsoft Excel adalah 65.536 baris.

2.    Column Heading (kepala Kolom)

Column Heading (Kepala kolom), adalah penunjuk lokasi kolom pada lembar kerja yang aktif. Sama halnya dengan Row Heading, Column Heading juga berfungsi sebagai salah satu bagian dari penunjuk sel (akan dibahas setelah ini). Kolom di simbol dengan abjad A – Z dan gabungannya. Setelah kolom Z, kita akan menjumpai kolom AA, AB s/d AZ lalu kolom BA, BB s/d BZ begitu seterus sampai kolom terakhir yaitu IV (berjumlah 256 kolom). Sungguh suatu lembar kerja yang sangat besar, bukan. (65.536 baris dengan 256 kolom).

3.    Cell Pointer (Penunjuk sel)

Cell Pointer (penunjuk sel), adalah penunjuk sel yang aktif. Sel adalah perpotongan antara kolom dengan baris. Sel diberi nama menurut posisi kolom dan baris. Contoh. Sel A1 berarti perpotongan antara kolom A dengan baris 1.

4.     Formula Bar

Formula Bar, adalah tempat kita untuk mengetikkan rumus-rumus yang akan kita gunakan nantinya. Dalam Microsoft Excel pengetikkan rumus harus diawali dengan tanda ‘=’ . Misalnya kita ingin menjumlahkan nilai yang terdapat pada sel A1 dengan B1, maka pada formula bar dapat diketikkan =A1+B1.

3.8    Alat Bantu Perancangan sistem

3.8.1 Bagian Alir / Fowchart

flowchar adalah bagan-bagan yang mempunyai arus yang menggambarkan langkah-langkah penyelesaian atau masalah. Flowchar merupakan cara penggajian dari suatu algoritma.

1.    Menggambarkan suatu tahapan penyelesaian masalah

2.    Secara sederhana, terurai , rapi dan jelas.

3.    Menggunakan simbol-simbol standart.

Dalam penulisan flowchart di kenal dua model, yaitu:

1.    Sistem flowchart

Sistem flowchar adalah bagian yang memperlihatkan urutan prosedur dan proses dari beberapa file di dalam media tertentu. Melalui flowchart ini terlihat jelas media penyimpanan yang di pakai dalam pengolahan data selain itu juga menggambarkan file yang di pakai sebagai input output. Tidak di gunakan untuk menggambarkan urutan langkah untuk memecahkan masalah. Hanya untuk menggambarkan prosedur dalam sistem yang di bentuk.

2.    Program flowchart

Program flowchart adalah bagan yang di perlihatkan urutan dan hubungan proses dalam suatu program.

Dua jenis metode penggambaran program flowchart:

a.    Conceptual flowchart, menggambarkan alur pemecahan masalah secara global.

b.    Detail flowchart, menggambarkan alur pemecahan masalah secara rinci.

 Berikut ini simbol-simbol yang sering digunakan dalam membuat DFD yaitu

                                    Tabel 3.1 Simbol Flowchart

Simbol	Maksud	Kegunaan
	Kegiatan Manual	Menunjukan Pekerjaan manual
	Proses	Menunjukan kegiatan atau proses dari operasi program computer
	Dokumen	Menunjukan dokumen input dan Output baik untuk proses manual, mekanik, computer
	Kartu Plong	Menunjukan input atau output kartu plong
	Pita Magnetik	Menunjukan input atau output menggunakan pita magnetic
	Hardisk	Menunjukan input atau output menggunakan hardisk
	Disket	Menunjukan input atau output menggunakan disket.
	Display	Menunjukan output yang ditampilkan ke monitor
	Penghubung	Menunjukan penjelasan dari penghubung ke halaman yang masih sama atau kehalaman lain
	Garis Alir	Menunjukan arus dari proses
	Pita Kertas	Menunjukan input atau output menggunakan pita kertas berlubang
	Start	Awal/akhir program
	Inisialisasi	Menginisialisasikan input kedalam bentuk variable untuk diteruskan kedalam proses
	Keputusan	Langkah pengambilan keputusan
	Input/output	Memasukkan data/menunjukan hasil dari suatu proses

Sumber : Tata Sutabri, Analisa Sistem Informasi (2004: 164).

3.9 Perancangan Sistem

Konsep ini dijelaskan mengenai jalannya sistem yang penulis rancang, Di mana penulis merancang sistem informasi pengajuan data pegawai. Berdasarkan analisis dan identifikasi masalah yang telah dilakukan penulis merancang sistem sebagai lanjutan dari sistematika pembuatan sistem. Tujuan dari perancangan sistem adalah untuk merancang kebutuhan sistem yang di inginkan oleh pemakai serta membuat gambaran yang jelas.

Langkah perancangan sistem adalah :

1. Mengadakan survei unt uk mengetahui kebutuhan pemakai.

2. Membuat deskripsi kebutuhan sistem.

3. Merancang yaitu mengimplementasikan model yang diinginkan pemakai.

4. Melakukan implementasi dengan mempresentasukan desain kedalam program.

5. Mengadakan uji coba seluruh spesifikasi yang terstruktur.

6. Melakukan instalasi pemasangan perangkat sistem.

3.10 Fungsi dan Kegunaan Sistem

3.10.1  Sistem Informasi Perusahaan

Sebelum membahas fungsi dan kengunaan system data alangka baiknya

mengetahui apa arti data dan informasi, data adalah keterangan mengenai fakta suatu objek (manusia, benda, peristiwa) yang diwakili dengan symbol (huruf,kalimat angka, gambar, suara) yang belom diolah menjadi informasi.Dari proses pengelolahan data tersebutlah yang akan dihasilkan informasi sebagai output.Suatu output dari pengelolahan data merupakan informasi apabila output tersebut dapat berguna bagi pemakainya.

            Untuk menghasilkan informasi dari data-data yang relevan harus melalui sistem yang tersebut sebagai sistem pengolahan data. Sistem pengolahan data meliputi jumlah proses, peralatan dan tenaga pelaksanaan yang saling berhubungan dan berkaitan.

Pengolahan data sebagai serangkain operasi atas informasi yang direncanakan,guna mencapai tujuan atau hasil yang diinginkan. Unsur-unsur dalam pengelolahan data yaitu membaca, menulis dan mengetik, mencatat dan mencetak, menyortis, menyampaikan atau memindahkan, menghitung, membandingkan dan menyimpan. Defenisi pengolahan data adalah suatu bahan mentah yang diolah demikian rupa sehingga menghasilkan suatu informasi.

3.10.2 Kegunaan Sistem Informasi

Secara ringkas dapat dikatakan bahwa, kengunaan sistem informasi pelaporan  atau penyususnan laporan keuangan itu di mendefenisikan batas-batas kengunaan system dan pelaporan keuangan dan menetapkan tujuan pokok, istilah-istilah konsep-konsep dasar yang dapat di gunakan sebagai :

a.       Pedoman atau acuan oleh organisasi profesi dalam mengembangkan akuntansidan pelaporan keuangan baru merevisi standar akuntasi dan pelaporan keuangan yang sebelumnya berlaku.

b.      Mendeskripsikan atau menjelaskan praktik akuntasi yang sekarag berlaku dan sebagai berlaku dan sebagai refrensi dalam menyelesaikan masalah-masalah akutansi baru yang belum diatur dalam standar akuntansi yang lazim

c.        Membantu para akuntandan pihak lain seperti manajemen dalam memilihalternatife standar atau metode akutansi yang paling cepat.

3.10.3    Cara Kerja Sistem

Cara kerja sistem pada PT. Shang Hyang Seri (Persero) Kantor Regional IV:

1.      Menyelesaikan laporan keuangan dengan baik dan benar tanpa ada kesalahan,karena dalam pembuatan laporan keuangan computer menyediakan Microsoft excel dimana dapat digunakan mengorganisir, menghitung. Menyidiakan maupun menganalisis data-data dan memrorientasikan ke grafik atau diagram dan juga dapat membantu menyelesaikan tugas-tugas pembukuan buku besar akutansi Perusahaan atau Lembaga Instansi Negara.

2.      Dengan adanya computer pada Perusahaan atau Instansi Pemerintah maka pekerjaan dapat di selesaikan degan cepat dan rapi.

3.      Dengan menggunakan komputer maka para karyawan yang belum mengerti sekali tentang komputer mendorong mereka memahami cara kerja dari pada computer sehingga dapat meningkatkan cara kerja karyawan.

a. Data Flow Diagram

Data Flow Diagram adalah gambaran umum tentang suatu sistem yang terdapat didalam suatu organisasi yang memperlihatkan batasan (boundary) sistem, adanya interaksi antara eksternal entity dengan suatu sistem, dan informasi secara umum mengalir diantara entity dan sistem. Data Flow Diagram ini merupakan alat bantu yang digunakan dalam menganalisa sistem yang akan dikembangkan.

Ada beberapa simbol DFD yang digunakan untuk menggambarkan  data beserta proses transformasi data, antara lain :

Table 3.2 simbol-simbol DFD

Simbol	Arti/ Tujuan
	Sumber Dan tujuan Data
	Proses
	Penyimpanan
	Arus Data

Sumber : Abdul Kadir, Pengenal Sistem Informasi, 2003

           

Proses data flow diagram dapat merupakan satu program,satu modul atau sub program. Dapat juga berupa transformasi data secara manual. Penyimpanan data merupakan file, elemen dari satu data base atau satu bagian dari record. Penympanan dapat di menggunakan  media berupa discket, magnetic drum, magnetic tipe dan lain sebagainya.

                                                                            BAB IV

ANALISA DAN PEMBAHASAN

4.1  Analisa Sistem Yang Sedang Berjalan

Untuk mendapatkan kinerja yang baik dari suatu pekerjaan, dapat diperoleh melalui sistem kerja yang terkondisi dengan baik, untuk mencapai hasil tersebut diperlukan perbaikan sistem yang lama dengan membuat suatu hasil yang baru. Dimana sistem yang baru ini akan memperbaiki sistem yang lama, untuk mengetahui hal tersebut, maka diperlukan analisa sistem terhadap sistem yang lama.

Pengertian analisa sistem adalah penguraian dari sistem informasi yang utuh kedalam bagian-bagian komponen dengan maksud mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan.

Sistem yang sedang berjalan adanya pemeriksaan secara rincian agar segala permasalahan dan keterbatasan analisa memegang peranan yang penting dalam membuat rincian sistem yang baru. Analisa sistem adalah proses pemecahan sistem menjadi beberapa sub sistem yang ruang lingkupnya lebih kecil, dengan maksud agar lebih mudah mengidentifikasi hambatan dan kesempatan-kesempatan yang ada dalam sistem untuk mengetahui kebutuhan sistem. Langkah selanjutnya adalan penyusun berbasis komputer.

4.2 Perancangan Sistem

Konsep ini dijelaskan mengenai jalannya sistem yang penulis rancang. Dimana penulis merancang sistem informasi pendataan piutang. Berdasarkan analisis dan identifikasi masalah yang telah dilakukan penulis merancang sistem sebagai lanjutan dari sistematika pembuatan sistem.

Tujuan dari perancangan sistem adalah untuk merancang kebutuhan sistem yang di inginkan oleh pemakai serta membuat gambaran yang jelas.

Langkah perancangan sistem adalah :

1.             Mengadakan survei untuk mengetahui kebutuhan pemakai.

2.             Membuat deskripsi kebutuhan sistem.

3.             Merancang yaitu mengimplementasikan model yang diinginkan pemakai.

4.             Melakukan implementasi dengan mempresentasukan desain kedalam program.

5.             Mengadakan uji coba seluruh spesifikasi yang terstruktur.

6.             Melakukan instalasi pemasangan perangkat sistem.

4.3  Fungsi dan kegunaan sistem

4.3.1 Sistem Informasi Perusahaan

Sebelum membahas fungsi dan kengunaan sistem data alangka baiknya mengetahui apa arti data dan informasi,data adalah keterangan mengenai fakta suatu objek (manusia,benda,peristiwa) yang diwakili dengan simbol (huruf,kalimat angka,gambar,suara) yang belum diolah menjadi informasi. Dari proses pengelolahan data tersebutlah yang akan dihasilkan informasi sebagai output. Suatu output dari pengelolahan data merupakan informasi apabila output tersebut dapat berguna bagi pemakainya.

Untuk menghasilkan informasi dari data-data yang relevan harus melalui sistem yang tersebut sebagai sistem pengolahan data. Sistem pengolahan data meliputi jumlah proses,peralatan dan tenaga pelaksanaan yang saling berhubungan dan berkaitan.

Pengolahan data sebagai serangkain operasi atas informasi yang direncanakan,guna mencapai tujuan atau hasil yang diinginkan. Unsur-unsur dalam pengelolahan data yaitu membaca,menulis dan mengetik, mencatat dan mencetak, menyortir, menyampaikan atau memindahkan, menghitung, membandingkan dan menyimpan. Defenisi pengolahan data adalah suatu bahan mentah yang diolah demikian rupa sehingga menghasilkan suatu informasi.

4.3.2   Kengunaan Sistem Informasi

secara ringkas dapat dikatakan bahwa,kengunaan sistem informasi pelaporan  atau penyususnan laporan keuangan itu di mendefenisikan batas-batas kengunaan sistem dan pelaporan keuangan dan menetapkan tujuan pokok,istilah-istilah konsep-konsep dasar yang dapat di gunakan sebagai :

a.       Pedoman atau acuan oleh organisasi profesi dalam mengembangkan pendataan dan pelaporan piutang baru merevisi standar pendataan dan pelaporan piutang usaha yang sebelumnya berlaku.

b.      Mendeskripsikan atau menjelaskan praktik pendataan piutang  yang sekarag berlaku dan sebagai berlaku dan sebagai refrensi dalam menyelesaikan masalah-masalah pendataan piutan.

c.        Membantu para staf bagian piutang dan pihak lain seperti manajemen dalam memilih alternatife standar atau metode pendataan gudang yang paling cepat.

4.3.3   Cara Kerja Sistem

1.  Menyelesaikan laporan piutang usaha dengan baik dan benar tanpa ada kesalahan, karena dalam pembuatan laporan keuangan komputer menyediakan Microsoft excel dimana dapat digunakan mengorganisir, menghitung. Menyidiakan maupun menganalisis data-data dan memrorientasikan ke grafik atau diagram dan juga dapat membantu menyelesaikan tugas-tugas pembukuan buku besar akutansi Perusahaan.

2.  Dengan adanya komputer pada Perusahaan atau Instansi Pemerintah maka pekerjaan dapat di selesaikan degan cepat dan rapi.

3.    Dengan menggunakan komputer maka para karyawan yang belum mengerti sekali tentang komputer mendorong mereka memahami cara kerja dari pada computer sehingga dapat meningkatkan cara kerja karyawan.

Keterangan:

a.         Saldo adalah piutang penyalur.

b.        Saldo awal adalah saldo akhir bulan lalu.

c.         Tunai pembayaran secara langsung.

d.        Apa bila penyalur memiliki saldo uang tidak melakukan secara kredit.

e.         Pembayaran tunai adalah pembayaran tunai.

f.         Pembayaran kredit adalah pembayaran saldo utang penyalur.

4.4       Aliran Sistem Informasi

Aliran sistem informasi bertujuan untuk mengetahui terjadinya proses pengolahan data karyawan dan juga untuk mengetahui masalah-masalah yang ada serta kelemahan-kelemahan pada sistem yang sedang dipakai pada saat ini. Jika pada sistem lama terdapat kekurangan maka dapat disempurnakan dengan menggunakan sistem baru.

Sarana yang digunakan sebagai dasar utama penerapan prinsip-prinsip pada sistem informasi disegala jenis organisasi, disebut dengan model sistem umum perusahaan, merupakan diagram grafik yang disertai dengan narasi yang mengambarkan semua organisasi secara umum, dengan mneggunakan kerangka kerja sistem.

Aliran sistem informasi (ASI)  PT, TERSEBUTProvinsi Sumatera Utara, dapat dilihat pada gambar dibawah ini :

	Sumber daya Input				Sumber daya Output

 

Gambar 4.2 Sistem Fisik Perusahaan

4.5 Definisi Sistem Informasi

Diawal bab dua telah dijelaskan tentang definisi sistem yang berarti  tatanan atau keterpaduan yang terdiri atas sejumlah komponen fungsional (dengan satuan fungsi atau tugas khusus) yang saling berhubungan dan secara  bersama-sama bertujuan untuk memenuhi suatu proses atau pekerjaan tertentu  (Buku Teks Ilmu Komputer, "Basis Data", Fatansyah, Ir, Hal : 9)

Sedangkan informasi dapat mengenai data mentah, data tersusun, kapasitas sebuah saluran komunikasi, dan sebagainya. Definisi umum untuk "informasi"  dalam pemakaian sistem informasi, informasi adalah data yang telah diolah  menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam  mengambil keputusan saat ini atau saat mendatang. (Seri Diktat Kuliah, Guna   Darma, "Pengantar Sistem Informasi", Hal:142-143). Hubungan antara data dengan informasi adalah seperti bahan baku sampai  sampai barang jadi, dengan perkataan lain, sistem pengolahan data menjadi  informasi, atau lebih tepatnya mengolah data dari bentuk tak berguna menjadi berguna bagi penerimanya.

	Data

 

Gambar 4.3 Transformasi Data Menjadi informasi

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

5.1.      Kesimpulan

            Berdasarkan dari hasil penelitian yang telah dilakukan dan hasil system yang diusulkan maka dapat diambil kesimpulan yaitu :

1.      Dari hasil pembuatan sistem yang baru dapat diketahui bahwa untuk menyusun suatu sistem informasi yang baik, tahap – tahap yang perlu dilakukan adalah dengan mempelajari sistem yang ada atau berlaku untuk saat ini, penyelesaian untuk masalah yang ada, kemudian mendesain suatu sistem yang dapat mengatasi masalah serta mengimplementasikan sistem yang didesain.

2.      Penggunaan sistem informasi ini akan mengurangi beban kerja pada bagian penggajian. Karena dengan dukungan komputerisasi akan mengurangi aktifitas yang bersifat fisik dan informasi yang didapat akan lebih cepat dan akurat.

3.      Pengolahan data dengan sistem yang baru tentunya tidak memerlukan tempat atau ruang penyimpanan data yang besar dan memberikan kemudahan dalam pembuatan laporan.

5.2.      Saran

            Dengan selesainya perancangan system yang diusulkan, penulis memberikan beberapa saran yaitu :

1.      Menerapkan pengolahan data yang diusulkan agar tercapainya kinerja system yang optimal.

2.      Untuk pengembangan system kedepan, sebaiknya system yang diimplementasikan ini dapat digunakan dengan system jaringan (network).

3.      Penggunaan system komputerisasi dalam pengolahan data adalah sangat baik untuk meningkatkan efisiensi kerja para karyawan.

 DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Lokasi Wilayah kerja PT. Shang Hyang Seri (Persero)………………. 7

Gambar 2.3 Logo PT. Shang Hyang Seri (Persero)………………………………... 8

Gambar 2.1 Struktur Organisasi PT. Shang Hyang Seri (Persero)………………… 10

Gambar 3.1 Siklus Sistem Informasi………………………………………………. 16

Gambar 4.1 Bentuk Piutang Pada Microsoft Excel………………………………... 28

Gambar 4.2 Sistem Fisik Perusahaan………………………………………………. 29

Gambar 4.3 Transformasi Data Menjadi Informasi………………………………... 30

 DAFTAR ISI

LEMBAR PENGESAHAN

ABSTRAK ............................................................................          i

KATA PENGANTAR.......................................................... ii

DAFTAR ISI ........................................................................ iv

DAFTAR GAMBAR ........................................................... vii

DAFTAR TABEL ................................................................ viii

BAB I         PENDAHULUAN

          1.1       Latar Belakang Masalah………………………………..       1

            1.2       Rumusan Masalah………………………………………       2

            1.3       Batasan Masalah..............................................................       2

            1.4       Tujuan Penulis………………………………………….        3

            1.5       Metode Pengumpulan Data…………………………….       3

            1.6       Sistematika Penulisan…………………………………         4

           

BAB II       GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

          2.1       Sejarah Singkat Perusahaan ............................................       5

            2.2       Visi dan Misi Perusahaan ...............................................        7

            2.3       Logo PT. Shang Hyang Seri (Persero)………………….       8

            2.4       Struktur Organisasi……………………………………..       9

            2.5       Hak Dan Wewenang……………………………………       11

           

BAB III      LANDASAN TEORI

          3.1       Pengertian Sistem……………………………………….      14

            3.2       Pengertian Informasi……………………………………       15

            3.3       Sistem Informasi……………………………………….        15

            3.4       Piutang…………………………………………………        16

            3.5       Usaha…………………………………………………...       17

            3.6       Piutang Usaha…………………………………………..       17

            3.7       Microsoft Excel…………………………………………      18

            3.8       Alat Bantu Perancangan Sistem………………………..       19

                        3.8.1    Bagian Alir / Flowchart………………………..        19

3.9       Perancang Sistem………………………………………        21

          3.10     Fungsi dan kegunaan Sistem…………………………..        22

                        3.10.1  Sistem Informasi Perusahaan………………….         22

                        3.10.2  Keunggulan Sistem Informasi………………...         23

                        3.10.3  Cara Kerja Sistem……………………………..         23

BAB IV      ANALISA DAN PEMBAHASAN

          4.1       Analisa Sistem Yang Sedang Berjalan ..............................    25

            4.2       Perancang Sistem…………………………………………    25

            4.3       Fungsi Dan Kegunaan……………………………………    26

                        4.3.1    Sistem Informasi Perusahaan…………………….     26

                        4.3.2    kegunaan Sistem Informasi………………………     27

            4.4       Aliran Sistem Informasi………………………………….     30

            4.5       Definisi Sistem Informasi………………………………..     31

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN

            5.1       Kesimpulan ........................................................................    32

            5.2       Saran ..................................................................................    32

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN

            - Surat Keputusan

            - Lembar berita Acara Bimbingan

DAFTAR PUSTAKA

1.        James O’Brien, 29, 2005.

2.        Jogiyanto HM, MBA, Akt. 2005

3.        John Mc Manama

4.        Menurut Rusdi Akbar (2004:199)

5.        Menurut Warren Reeve Dan Fess (2005:404)

6.        Menurut Mohammad Muslich (2003:109)

7.        Sedangkan menurut M.Munandar (2006:77)

  

 DAFTAR TABEL 

Tabel 3.1   Simbol Flowchart...............................................................................   20

Tabel 3.2   Simbol – Simbol DFD.......................................................................   24